Serie: Tips og triks i praksis

En beredskapsplan kan inneholde alt virksomheten trenger, og likevel være vanskelig å bruke når noe faktisk skjer.

I en krevende situasjon må viktig informasjon kunne finnes raskt. Hvem skal varsles? Hvem leder håndteringen? Hva skal gjøres først? Og hvor finner vi kontaktinformasjonen vi trenger?

Derfor bør beredskapsplanverket ikke bare vurderes ut fra hva det inneholder, men også ut fra hvordan det skal brukes.

Skill mellom hovedplan og operative hjelpemidler

Når en hendelse oppstår, må den viktigste informasjonen være enkel å finne. Det kan derfor være hensiktsmessig å skille mellom den overordnede beredskapsplanen og operative hjelpemidler som hurtigguide, tiltakskort, kontakt- og ressurslister og hendelseslogg.

En beredskapsplan skal beskrive hvordan virksomhetens beredskap er organisert, men den trenger ikke inneholde alle detaljer på samme sted.

Det kan være hensiktsmessig å supplere hovedplanen med operative hjelpemidler, for eksempel:

• en kort hurtigguide for den første fasen av en hendelse
• tiltakskort for utvalgte hendelser eller funksjoner
• kontakt- og ressurslister
• skjema eller løsning for hendelseslogg

Da kan hovedplanen gi struktur og rammer, mens de operative hjelpemidlene gir rask støtte i selve håndteringen.

Det er samtidig viktig at dokumentene henger sammen. Dersom samme kontaktinformasjon eller ansvarsfordeling finnes i flere dokumenter, øker også risikoen for at ulike versjoner blir liggende i systemet.

Nyttige ressurser for beredskapsplanlegging

Det finnes flere veiledere og hjelpemidler som kan være nyttige når virksomheten skal etablere eller videreutvikle beredskapsplanverket.

NHO: Beredskapsplaner for krisesituasjoner i bedriften (krever medlemskap):
Praktiske råd rettet mot bedrifter om organisering og innhold i beredskapsplanen.

🔗NHO│Arbinn: Beredskapsplaner for krisesituasjoner

DSB: Råd om egenberedskap for virksomheter:
Åtte råd om hvordan virksomheter kan styrke egenberedskapen, blant annet gjennom oppdaterte beredskapsplaner, oversikt over kritiske aktiviteter og avhengigheter, reserveløsninger og øvelser.

🔗DSB: Råd om egenberedskap for virksomheter

Tenk gjennom hvor informasjonen er tilgjengelig

Digitalt planverk gjør det enkelt å vedlikeholde og dele informasjon, men bortfall av strøm, internett, IT-systemer eller lokaler kan gjøre informasjon vanskelig å få tak i akkurat når den trengs.
Virksomheten bør derfor vurdere hvilken beredskapsinformasjon som må være tilgjengelig på alternative måter. Det kan være en lokal kopi, utskrift av kritisk informasjon eller andre løsninger tilpasset virksomhetens behov og risikobilde.

Målet er ikke å lage flest mulig kopier, men å sikre tilgang til nødvendig informasjon også når ordinære løsninger ikke fungerer.

Gjør planen forståelig for dem som skal bruke den

De som bruker beredskapsplanen, har ikke nødvendigvis vært med på å skrive den.

Språket bør derfor være tydelig, og strukturen bør gjøre det enkelt å forstå hva som forventes. Lange beskrivelser, uklare roller og informasjon som ligger flere steder, kan gjøre planverket vanskeligere å bruke.

Et nyttig kontrollspørsmål er:

Kan en person med en definert beredskapsrolle raskt finne ut hva vedkommende skal gjøre, hvem som skal kontaktes og hvor nødvendig informasjon finnes?

Hvis svaret krever mye forklaring, kan planverket ha behov for forenkling eller tydeligere struktur.

Test planverket som et arbeidsverktøy

Det er vanskelig å vurdere brukervennligheten ved bare å lese planen.

Bruk derfor planverket aktivt i en beredskapsøvelse. Be deltakerne finne kontaktinformasjon, avklare roller og bruke relevante tiltakskort eller rutiner mens scenarioet utvikler seg.

Da blir det raskt tydelig om informasjonen er enkel å finne og om planverket faktisk støtter håndteringen.

-> Artikkel: Hvordan gjennomføre en god beredskapsøvelse?

Kort oppsummert

Et beredskapsplanverk skal ikke bare dokumentere hvordan virksomheten har organisert beredskapen. Det skal også fungere som støtte når noe skjer.

Vurder derfor om:

• viktig informasjon er enkel å finne
• hovedplan og operative hjelpemidler har tydelige funksjoner
• nødvendig informasjon er tilgjengelig dersom ordinære systemer svikter
• språk og struktur fungerer for dem som faktisk skal bruke planverket
• brukervennligheten er testet gjennom øvelser

Når situasjonen er uoversiktlig, skal beredskapsplanverket bidra til oversikt, ikke mer leting.

Denne artikkelen er en del av serien Tips og triks i praksis med tema beredskap. Les videre:

-> Kurs: Beredskapsplan i praksis

-> Artikkel: Fra beredskapsøvelse til forbedring: Hva gjør dere etterpå?

-> Artikkel: Beredskap og risikostyring: Når planene må fungere

Ønsker dere en gjennomgang av virksomhetens beredskap eller bistand med planverk og øvelser, tar vi gjerne en uforpliktende samtale: Kontakt oss