Serie: Tips og triks i praksis

En beredskapsøvelse kan avdekke mye. Kanskje var en rolle uklar, en kontaktliste utdatert eller viktig informasjon vanskelig å finne. Kanskje viste øvelsen at virksomheten håndterte deler av scenarioet bedre enn forventet.

Men læringen oppstår ikke automatisk når øvelsen er ferdig. Erfaringene må samles, vurderes og omsettes til konkrete forbedringer.

Start mens erfaringene er ferske

Sett av tid til en kort gjennomgang så snart som mulig etter øvelsen. Deltakerne kan ha opplevd situasjonen forskjellig, og nettopp disse forskjellene kan gi nyttig informasjon.

Noen enkle spørsmål kan være:

• Hva fungerte godt?
• Hvor oppstod det usikkerhet?
• Manglet vi informasjon eller ressurser?
• Fungerte roller og ansvar som forutsatt?
• Var planverket enkelt å bruke?
• Oppstod det noe vi ikke hadde tatt høyde for?

Ta også vare på det som fungerte. Evaluering handler ikke bare om å finne feil, men om å forstå hva virksomheten bør videreføre. Evalueringen kan være enkel eller mer strukturert, avhengig av øvelsens omfang og mål.

Skill mellom observasjon og tiltak

Det kan være fristende å gå rett fra en observasjon til en løsning. Men først bør dere avklare hva observasjonen faktisk forteller.

Hvis deltakerne for eksempel brukte lang tid på å finne riktig telefonnummer, kan årsaken være flere ting. Kontaktlisten kan være utdatert, informasjonen kan ligge på feil sted, eller deltakerne kan være usikre på hvor den finnes.

Når årsaken er tydeligere, blir det også lettere å velge et tiltak som faktisk løser problemet.

Prioriter det som betyr mest

En øvelse kan gi mange forbedringspunkter. Alt trenger ikke nødvendigvis å håndteres samtidig.

Vurder hvilke funn som kan få størst betydning for virksomhetens evne til å håndtere en reell hendelse. Kritiske mangler i varsling, ansvar, tilgjengelighet eller håndtering av viktige funksjoner bør normalt få høy prioritet.

For hvert tiltak bør det være tydelig:

• hva som skal gjøres
• hvem som har ansvar
• når tiltaket skal være gjennomført

Da blir evalueringen et grunnlag for faktisk oppfølging, ikke bare et referat fra øvelsen.

Oppdater mer enn selve beredskapsplanen

Læringspunkter fra en øvelse kan påvirke flere deler av virksomhetens beredskap.

Det kan være behov for å oppdatere hovedplanen, tiltakskort, kontakt- og ressurslister eller andre operative hjelpemidler. Et funn kan også vise behov for opplæring, tydeligere ansvar, andre ressurser eller endringer i rutiner.

I noen tilfeller kan øvelsen også avdekke forhold som bør vurderes i virksomhetens risikovurderinger eller kontinuitetsarbeid.

Poenget er å følge funnet dit det faktisk hører hjemme, fremfor automatisk å endre beredskapsplanen.

Kontroller at forbedringen virker

Et tiltak er ikke nødvendigvis ferdig fordi det står som «utført».

Dersom øvelsen avdekket en viktig svakhet, bør virksomheten vurdere hvordan den kan kontrollere at endringen faktisk fungerer. Noen tiltak kan verifiseres enkelt, mens andre bør testes i en senere øvelse.

Slik blir øvelser en del av et kontinuerlig forbedringsarbeid, der erfaringer brukes til å utvikle beredskapen videre.

-> Artikkel: Hvordan gjennomføre en god beredskapsøvelse?

Nyttig hjelpemiddel for evaluering

DSB har utviklet et eget metodehefte for evaluering av øvelser. Her finnes også et skjema for erfaringslæring etter hendelser og øvelser, som kan brukes som støtte i oppfølgingen.

DSB: Øvingsveiledning

Kort oppsummert

Etter en beredskapsøvelse bør virksomheten:

• samle erfaringer mens de er ferske
• skille mellom observasjoner, årsaker og tiltak
• prioritere de viktigste forbedringspunktene
• plassere ansvar og frister
• oppdatere relevante planer, rutiner og hjelpemidler
• kontrollere at viktige forbedringer faktisk fungerer

En øvelse gir først full verdi når det dere lærer, blir brukt til å gjøre virksomheten bedre forberedt neste gang noe skjer.

Denne artikkelen er en del av serien Tips og triks i praksis med tema beredskap. Les videre:

-> Kurs: Beredskapsplan i praksis

-> Kurs: Beredskapsøvelser i praksis

-> Artikkel: Er beredskapsplanen enkel å bruke når noe skjer?

-> Artikkel: Beredskap og risikostyring: Når planene må fungere

Ønsker dere en gjennomgang av virksomhetens beredskap eller bistand med planverk og øvelser, tar vi gjerne en uforpliktende samtale: Kontakt oss