Serie: Tips og triks i praksis

En beredskapsplan skal gi støtte når en uønsket hendelse oppstår. Men det er først når planen brukes, at man får vite om den faktisk fungerer.

Beredskapsøvelser trenger ikke alltid være omfattende. Det viktigste er å vite hva dere ønsker å øve på eller finne ut av, og velge en øvelse som passer til formålet.

Start med målet for øvelsen

Før dere bestemmer scenario og hvem som skal delta, bør dere avklare hva dere ønsker å få ut av øvelsen.

Vil dere for eksempel teste om:

• varslingsrutinene fungerer?
• roller og ansvar er tydelige?
• beredskapsplanen gir nødvendig støtte?
• ledelsen klarer å etablere et situasjonsbilde og ta beslutninger?
• virksomheten klarer å opprettholde eller gjenopprette kritisk drift?
• intern og ekstern kommunikasjon fungerer?

Et tydelig mål gjør det enklere å velge både scenario, deltakere og øvelsesform.

Velg øvelsen etter hva dere trenger å teste

Ikke alle øvelser trenger å involvere hele virksomheten.

En diskusjonsøvelse kan brukes til å teste roller, beslutninger og planverk. En varslingsøvelse kan avdekke om varslingslister og kommunikasjonslinjer fungerer. En mer praktisk øvelse kan være nødvendig dersom dere ønsker å teste handlinger, utstyr, evakuering eller samhandling.

Omfanget bør tilpasses virksomhetens risiko, behov og hva dere ønsker å lære.

Et enkelt sted å starte

For virksomheter som ikke øver regelmessig, kan en kort diskusjonsøvelse være en god start. Sett for eksempel av omtrent én time, velg et scenario fra virksomhetens risikobilde og samle personene som normalt vil ha sentrale roller.

Et scenario kan starte enkelt:

En ansatt blir alvorlig skadet i produksjonen. Nødetatene er varslet.

Deretter tilføres ny informasjon underveis. Pårørende ringer, ansatte trenger informasjon eller virksomheten mottar en henvendelse fra media.

Deltakerne må ta stilling til spørsmål som: Hvem leder håndteringen? Hvem skal varsles? Hvordan følger vi opp ansatte og pårørende? Hvem uttaler seg på vegne av virksomheten?

Målet er ikke å finne perfekte svar, men å finne ut hvordan virksomheten vil håndtere situasjonen og hvor det oppstår usikkerhet.

Bruk beredskapsplanen

La beredskapsplanen være et arbeidsverktøy under øvelsen.

Finner deltakerne raskt informasjonen de trenger? Er roller og ansvar forståelige? Er kontaktinformasjonen oppdatert? Er nødvendig informasjon tilgjengelig dersom vanlige systemer eller kommunikasjonskanaler ikke fungerer?

Det er gjennom bruk at svakheter i planverket blir synlige.

En beredskapsplan bør ikke bare se riktig ut. Den må være mulig å bruke når situasjonen krever det.

Avslutt med evaluering

Sett av tid til å snakke om hva dere lærte. Hva fungerte? Hvor oppstod det usikkerhet? Og er det behov for å endre roller, rutiner eller planverk?

Avtal hvem som følger opp forbedringspunktene og når det skal gjøres. En øvelse gir størst verdi når erfaringene brukes til læring og forbedring.

Vil dere prøve en ferdig diskusjonsøvelse?

DSB har utviklet en øvelsesbank med ferdige scenarioer som virksomheter kan bruke. Deltakerne får presentert en hendelse som utvikler seg underveis, med spørsmål og innspill til diskusjon.

Det kan være et godt utgangspunkt både for virksomheter som vil komme i gang med øvelser og for dem som ønsker nye scenarioer.

Se DSBs øvelser for bedre beredskap og sikkerhet: dsb.no/ovelser

Kort oppsummert

En nyttig beredskapsøvelse starter med et tydelig mål. Øvelsesform og omfang bør tilpasses det virksomheten ønsker å teste og lære.

Start gjerne enkelt dersom dere ikke øver regelmessig. Det viktigste er at øvelsen er relevant, at planverket brukes, og at erfaringene følges opp.

God beredskap handler ikke om å gjennomføre den største øvelsen. Det handler om å øve på det dere trenger å kunne når noe faktisk skjer.

Denne artikkelen er en del av serien Tips og triks i praksis med tema beredskap. Les videre:

-> Kurs: Beredskapsøvelser i praksis

-> Artikkel: Er beredskapsplanen enkel å bruke når noe skjer?

-> Artikkel: Fra beredskapsøvelse til forbedring: Hva gjør dere etterpå?

-> Artikkel: Beredskap og risikostyring: Når planene må fungere

Ønsker dere en gjennomgang av virksomhetens beredskap eller bistand med planverk og øvelser, tar vi gjerne en uforpliktende samtale: Kontakt oss